JURNAL MANAJEMEN KANTOR

Manajer Kantor dan Supervisor: Tugas dan Persyaratannya

Jevi Jamilatul Fahmi Santosa

Mahasiswa Program Studi D3 Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Bandung

Abstract

Manager is a person who has huge role in company management. A manager is a person who manages or is in charge of something. Managers can control departments in companies, or guide the people who work for them. Managers also have to make decisions about things. Meanwhile supervisor is a person who has the power and authority to do some actions such as giving instruction and orders to subordinates. Supervisor is also responsible for works and actions of other employees. In this journal is explained about the qualifications that is needed by managers and supervisors. Beside that there is also an explanation about the things that they should do. To be good manager and supervisor that can do their own jobs well, they shoul have some exact qualifications. So the process of management can effectively and efficiently works.

Keywords: Manager, Supervisor, Qualification, and Job Description

Pendahuluan

Pada era modern ini dunia bisnis dihadapkan pada suatu proses perubahan yang begitu cepat dan rumit. Untuk itu, perubahan yang dinamis dalam berbagai hal sangat dibutuhkan seperti visi, misi, tujuan dan juga sistem berpikir. Dalam sebuah organisasi atau perusahaan, setiap individu harus memiliki komitmen dan kapasitas untuk terus belajar pada setiap tingkat apapun.

Di zaman sekarang ini hampir tidak mungkin kebutuhan hidup manusia dapat diperoleh sendiri tanpa bantuan orang lain dan sarana pendukung. Dalam mencapai tujuan, penting bagi manusia untuk memrhatikan kerja sama dengan manusia lain dan sarana pendukungnya.

Dengan mengerti manajemen manusia secara rasional akan bertindak secara efektif dan efisien. Melalui manajemen manusia akan saling mengerti kelebihan dan kekurangan masing-masing. Untuk itu sebuah organisasi atau perusahaan harus memiliki sebuah sistem manajemen yang baik. Dan untuk mewujudkan hal tersebut, peran manajer sangatlah penting.

Manajer merupakan orang yang bertanggung jawab atas berjalannya manajemen perusahaan. Fungsi manajer lebih sebagai peneliti dan sekaligus perancang ketimbang hanya sebagai penyelia. Seorang manajer harus melakukan kajian-kajian untuk menghasilkan gagasan-gagasan baru dan menyampaikan gagasan tersebut kepada bawahannya.

Kecenderungan manajer dan pemimpin agar dapat mengemukakan isu kepemimpinan dipicu oleh dunia perusahaan yang sebagian besar tidak lagi menggunakan prinsip manajemen memerintah dan mengontrol. Manajer tradisional sering kali memerintah orang untuk melakukan apa yang seharusnya mereka lakukan. Sedangkan seorang manajer pada era globalisasi ini adalah seseorang yang mampu membuat orang lain melakukan apa yang seharusnya mereka lakukan dan bahkan lebih dengan sedikit petunjuk dan tingkat efisiensi yang lebih tinggi.

Selain manajer, supervisor juga berperan penting dalam melaksanakan manajemen perusahaan. Supervisor merupakan bagian dari manajemen yang bertugas untuk melakukan pengawasan. Kata “pengawasan” sering mempunyai konotasi yang tidak menyenangkan karena dianggap akan mengancam kebebasan dan otonomi pribadi. Padahal organisasi sangat memerlukan pengawasan untuk menjamin tercapainya tujuan.

Untuk itu, seorang supervisor harus bisa menemukan keseimbangan antara pengawasan perusahaan dan kebebasan pribadi atau mencari tingkat pengawasan yang tepat. Pengawasan yang berlebihan akan menimbulkan birokrasi, mematikan kreativitas, dan sebagainya yang akhirnya dapat merugikan perusahaan. Sebaliknya pengawasan yang tidak mencukupi dapat menimbulkan pemborosan sumber daya dan membuat sulit pencapaian tujuan.

Agar suatu manajemen di dalam perusahaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien maka potensi sumber daya manusia sangat diperlukan. Untuk itu, dalam memilih manajer dan supervisor tidak bisa sembarangan karena perusahaan membutuhkan persyaratan dan kualifikasi khusus dalam memilih manajer dan supervisor yang tepat.

Pengertian Manajer

Manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan dalam suatu organisasi yang dilakukan dengan sistematis untuk mencapai suatu tujuan organisasi atau perusahaan.  Tentunya dalam menjalankan proses tersebut tidak terlepas dari peran seorang manajer.

Garnida dan Priansa (2013) menyatakan bahwa manajer adalah seorang yang memiliki tanggung jawab terhadap seluruh bagian dalam kegiatan organisasi. Sementara itu, Siswandi (2011) mengatakan bahwa manajer merupakan manusia yang melakukan atau melaksanakan semua fungsi manajemen yang diarahkan kepada pencapaian tujuan organisasi.

Dari kedua pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa manajer adalah seseorang yang diberi tanggung jawab untuk melaksanakan fungsi manajemen dalam rangka untuk mencapai tujuan organisasi.

Manajer dibagi menjadi dua jenis yaitu manajer fungsional dan manajer umum. Manajer fungsional adalah manajer yang hanya bertanggung jawab pada satu bagian fungsional perusahaan dan tidak ikut campur dalam pekerjaan fungsional bagian lain. Sedangkan manajer umum adalah manajer yang bertanggung jawab atas seluruh bagian fungsional perusahaan.

Tinggkatan Manajer

Dalam sebuah perusahaan berskala kecil, satu orang manajer saja mungkin sudah cukup. Namun dalam perusahaan yang besar biasanya memiliki beberapa manajer yang memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda-beda. Dalam organisasi tradisional manajer dikelompokkan ke dalam beberapa bagian yang digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah manajer lebih banyak di bagian bawah daripada puncak. Beriku ini merupakan tingkatan  manajer yang sering dikenali:

1.      Manajemen Puncak (Top Management)

Manajer tingkat atas ini bertanggung jawab penuh terhadap perusahaan. Tugas dari manajer pada tingkat ini adalah menentukan strategi, tujuan, dan kebijakan secara umum. Mereka juga biasanya menentukan keputusan-keputusan untuk kelangsungan hidup perusahaan. Manajemen puncak juga biasanya disebut sebagai executive officer. Contoh dari manajer tingkat atas adalah Chief Executive Officer (CEO).

2.      Manajemen Menengah (Middle Management)

Jumlah manajer tingkat menengah lebih besar dibanding manajer tingkat atas. Manajer tingkat menengah merupakan perantara antara manajer tingkat atas dan tingkat bawah. Tugas manajer pada tingkat menengah ini adalah menerjemahkan dan melaksanakan tujuan, strategi dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajer puncak. Selain itu, tugas mereka juga adalah mengoordinasikan dan mengarahkan kegiatan manajer tingkat bawah dan karyawan operasional. Contoh manajer tingkat menengah adalah manajer keuangan, manajer pemasaran, manajer personalia, dan lain-lain.

3.      Manajemen Tingkat Bawah (First-Line Management)

Manajer tingkat bawah adalah manajer yang melakukan pengawasan langsaung terhadap pegawai yang melakukan kegiatan operasional. Biasanya manajer tingkat bawah ini juga disebut sebagai supervisor.

Meskipun demikian, tidak semua perusahaan menerapkan bentuk piramida ini. Misalnya pada beberpa perusahan yang lebih fleksibel dan juga sederhana, dengan tipe pekerjaan yang dapat berubah-ubah dari satu pekerjaan ke pekerjaan lainnya sesuai dengan kebutuhan pekerjaan.

Keahlian Manajer

Agar seorang manajer dapat melakukan tugas-tugasnya dengan baik maka diperlukan persyaratan-persyaratan tertentu yang harus dimiliki oleh seorang manajer. Terry dalam Chaniago (2013) menyebutkan 12 daftar persyaratan umum yang harus dimiliki oleh manajer kantor:

1.      Executive ability (kemampuan dalam menjabat sebagai seorang pemimpin).

2.      A practical background (memiliki pengalaman dalam praktek).

3.      Managerial training (pernah melakukan latihan manajerial).

4.      Ability to express oneself (memiliki kemampuan untuk mengekspresikan dirinya sendiri).

5.      An open attitude (bersikap atau berperilaku terbuka).

6.      Curiousity (Memiliki rasa keingintahuan).

7.      Creativity (memiliki kreativitas).

8.      Sound judgement (dapat memberikan pertimbangan yang sehat).

9.      Sales ability (memiliki kemampuan untuk menjual atau mengungkapkan gagasan-gagasan yang cemerlang).

10.  Patience (memiliki kesabaran).

11.  Emotional control (dapat mengendalikan emosi).

12.  Co-operative (dapat bekerja sama dengan baik).

Selain persyratan-persyaratan di atas, dalam mengelola sebuah perusahaan, seorang manajer membutuhkan keahlian yang berkaitan dengan manajemen dan juga mampu meningkatkan kualitas kinerja manajemen. Keahlian-keahlian yang harus dimiliki manajer adalah sebagai berikut:

1.      Keahlian Teknik (Technical Skill)

Keterampilan ini merupakan keterampilan yang minimal harus dimiliki oleh manajer tingkat bawah. Keterampilan teknis adalah keterampilan untuk menjalankan suatu kegiatan tertentu dan juga menggunakan berbagai peralatan, prosedur, atau teknik dalam bidang tertentu.

2.      Keahlian Manusiawi (Humanity Skill)

Setiap manajer harus memiliki kemampuan untuk dapat memahami karakteristik orang lain dan juga mengetahui potensi yang dimiliki oleh orang lain. Selain itu, manajer juga perlu memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik dengan orang lain. Dengan memiliki komunikasi yang baik juga maka akan membuat rekan kerja merasa dihargai. Keahlian ini juga sangat penting dimiliki oleh semua manajer, terutama manajer menengah karena manajer pada tingkat menengah langsung berhubungan dengan manajer tingkat atas dan bawah.

3.      Keahlian Konseptual (Conseptual Skill)

Seorang manajer tingkat atas harus mempunyai keahlian untuk membuat suatu konsep, ide, dan gagasan untuk kelangsungan hidup perusahaan. Kemudian konsep dan gagasan tersebut diuraikan menjadi suatu bentuk rencana kerja yang kongkret. Keahlian ini sering disebut sebagai keahlian untuk membentuk suatu perencanaan kerja.

4.      Keahlian Strategi (Strategic Skill)

Keahlian ini perlu dimiliki manajer untuk melihat hal-hal yang akan memengaruhi kesuksesan atau kegagalan perusahaan. Selain itu, manajer juga dituntut untuk mengantisipasi kejadian-kejadian sedini mungkin, baik eksternal maupun internal, yang mungkin terjadi.

Selain keahlian-keahlian di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keahlian yang perlu dimiliki oleh seorang manajer, antara lain:

1.      Keahlian Manajemen Waktu

Memiliki keahlian mengatur waktu sangat diperlukan bagi seorang manajer. Seorang manajer harus bisa menggunakan waktu yang dimilikinya dengan bijaksana dan efektif. Waktu merupakan hal yang sangat berhaga, menyia-nyiakan waktu berarti merugikan perusahaan dan mengurangi produktivitas kerja.

2.      Keahlian Membuat Keputusan

Keahlian ini merupakan keahlian mengidentifikasi masalah dan menganalisisnya untuk kemudian ditentukan cara paling baik untuk menyelesaikannya. Keahlian ini sangat penting untuk dimiliki oleh setiap manajer, terutama manajer tingkat atas.

Etika Manajer

Manajer tentu sering dihadapkan dengan kesulitan untuk menentukan sebuah keputusan. Selain itu, manajer juga dihadapkan dengan konflik nilai dan kepentingan di antara pihak yang sedang bertentangan. Saat dihadapkan dengan kondisi seperti itu, manajer dituntut untuk memahami prinsip moral universal dan berpegang teguh pada hal tersebut. Berikut ini merupakan etika manajerial yang telah diklasifikasikan ke dalam tiga kategori:

1.      Perilaku Terhadap Karyawan

Klasifikasi ini berkaitan dengan perekrutan, pemecatan, kondisi upah dan juga kerja serta ruang pribadi dan penghormatan. Pedoman etis dan hukum menyatakan bahwa keputusan untuk merekrut dan memecat harus berdasarkan pada kemampuan seorang pegawai dalam melakukan pekerjaannya.

2.      Perilaku Terhadap Organisasi

Masalah etika juga berkaitan dengan hubungan antara pekerja dan perusahaan. Masalah ini berkenaan dengan integritas, konflik kepentingan, dan kerahasiaan. Seorang manajer atau pegawai lainnya tidak boleh melakukan suatu hal yang menguntungkan dirinya sendiri namun merugikan perusahaan. Selain itu, pekerja juga harus bisa berkomitmen untuk menjaga rahasia perusahaan.

3.      Perilaku Terhadap Agen Ekonomi Lainnya

Seorang manajer juga tentu harus menjunjun dan melaksanakan etika ketika berhubungan dengan agen ekonomi lainnya seperti pelanggan, pemegang saham, distributor dan buruh.

Tugas Manajer

Berikut ini merupakan tugas-tugas utama manajer yang dijabarkan secara singkat:

1.      Menetapkan sasaran, termasuk tujuan dari sasaran tersebut, dan menetapkan hal apa yang perlu dilakukan untuk memenuhi sasaran tersebut. Selain itu, manajer juga perlu menentukan dan memutuskan hal yang perlu dicapai dan diselesaikan.

2.      Memimpin setiap aktivitas perusahaan dan memastikan setiap hal tersebut telah dilaksanakan.

3.      Mengorganisasi setiap kegiatan yang berkaitan dengan perusahaan, termasuk menganalisis kegiatan, menggolong-golongkan pekerjaan, membagi pekerjaan, serta mengelompokkan unit dan tugas dalam struktur organisasi.

4.      Memastikan segala hal berjalan sebagaimana yang telah ditentukan sebelumnya sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.

5.      Memberikan motivasi dan membangun komunikasi dengan bawahan sehingga dapat membentuk tim yang bertanggung jawab dalam melaksanakan tugasnya.

6.      Melakukan pengukuran terhadap faktor-faktor untuk perusahaan atau untuk setiap orang dalam perusahaan.

7.      Mengembangkan sumber daya manusia termasuk dirinya sendiri. Seorang manajer harus mampu untuk membuat bawahannya berkembang dalam melakukan kerjanya. Selain itu, manajer juga harus mengembangkan dirinya sendiri dan terus belajar untuk kelangsungan hidup perusahaan.

8.      Menjalankan fungsi-fungsi manajemen dengan baik.

Fungsi Manajer

Menurut George R. Terry dalam Garnida dan Priansa (2013) menjelaskan bahwa setiap manajer menjalankan fungsi-fungsi manajer yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan juga pengawasan. Masing-masing fungsi tersebut diuraikan sebagai berikut

1.      Fungsi Perencanaan (Planning)

Perencanaan merupakan suatu proses penyusunan tentang apa yang harus dikerjakan, kapan dan siapa yang mengerjakannya untuk menentukan tindakan di masa yang akan datang. Perencanaan yang baik akan menghasilkan sebuah rumusan tujuan dan sasaran yang akan dicapai. Dengan adanya rencana maka akan memudahkan manajer untuk mengambil keputusan dan juga manajer akan mengetahui cara mengorganisasikan sumber daya secara efektif.

2.      Fungsi Pengorganisasian (Organizing)

Tujuan dari pengorganisasian adalah untuk mengelompokkan kegiatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya yang dimiliki agar rencana yang dilaksanakan dapat tercapai dengan cara efektif dan ekonomis. Dalam proses pengorganisasian, manajer perlu menyesuaiakan strategi yang telah disusun agar tujuan dari perusahaan dapat tercapai secara efektif dan efisien.

3.      Fungsi Kepemimpinan (Leading)

Kepemimpinan merupakan suatu proses memengaruhi orang lain untuk bekerja demi tercapainya suatu tujuan tertentu. Pekerjaan yang berkaitan dengan kepemimpinan meliputi lima jenis kegiatan antara lain membuat dan mengambil keputusan, mengadakan komunikasi yang baik antara atasan dan bawahan, memberikan semangat dan motivasi kepada bawahan agar mereka bertindak, menentukan dan memilih orang yang akan menjadi anggota kelompoknya, serta mengembangkan dan memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar lebih terampil sehingga memudahkan dalam mencapai tujuan.

4.      Fungsi Pengendalian (Controlling)

Pengendalian merupakan suatu proses sistematis untuk menetapkan standar prestasi dan sasaran perencanaan dalam bentuk pemantauan atau pemonitoran pelaksanaan suatu rencana dan memastikan rencana itu dikerjakan dengan baik atau tidak. Pengendalian juga bisa dikatakan sebagai suatu proses yang menjamin bahwa suatu tindakan telah dilaksanakan sesuai rencana.

Supervisor

Dalam struktur organisasi yang berlaku umum, jenjang hirarki supervisor berada di bawah manajer menengah dan di atas karyawan pelaksana (staf). J. C. Denyer dalam Chaniago (2013) menyatakan bahwa supervisor adalah seorang yang mengawasi pekerjaan dari orang lain serta yang mungkin menjadi bawahannya dari manajer kantor.

Supervisor merupakan anggota manajemen yang bekerja pada suatu tingkat organisasi dan bertugas untuk melakukan pengawasan atas tugas-tugas yang diserahkan kepada kelompok-kelompok kecil dengan tujuan untuk menjamin hasil kerja yang memuaskan.

Supervisor adalah orang yang berhubungan langsung dengan manajer. Namun dalam konteks tanggung jawab, supervisor mempunyai tugas yang tidak kalah berat. Dalam banyak kasus, supervisor memiliki tugas yang strategis karena langsung terjun di lapangan melaksanakan semua rencana dari manajer. Supervisor memiliki bawahan yang dalam struktur organisasi disebut karyawan non manajerial atau staf. 

Hal ini menyebabkan supervisor mempunyai kedudukan istimewa di dalam perusahaan. Bersama dengan para staf, supervisor menentukan selesai tidaknya pekerjaan (proyek) yang menjadi rencana strategis perusahaan. Ia mengetahui betul seluk-beluk pekerjaan yang harus selesai sesuai jadwal beserta dinamika yang ada di lapangan. Dalam hal ini supervisor harus menangani dua hal langsung yaitu tugas-tugas dari manajernya sekaligus mengelola anak buahnya supaya tetap dalam kondisi prima bekerja dan menjaga keutuhan tim.

Tugas Supervisor

Tugas seorang supervisor tidak jauh berbeda dengan tugas seorang manajer karena supervisor merupakan anggota manajemen dan juga sering disebut sebagai manajer tingkat bawah. Perbedaan tugas supervisor dan manajer hanya terletak pada ruang lingkup pekerjaannya. Supervisor bekerja pada ruang lingkup yang lebih kecil. Berikut ini merupakan penggolongan tugas supervisor berdasarkan fungsi manajemen.

1.      Berdasarkan perencanaan (Planning)

Suatu pengawasan yang efektif tentunya memerlukan perencanaan-perencanaan yang terus menerus., pekerjaan supervisor adalah sebagai berikut:

a.       Ikut serta dalam merumuskan dan menentukan tujuan dan rencana organisasi atau perusahaan.

b.      Mengerti dan mengetahui dengan jelas pekerjaan yang akan dilakukan.

c.       Mengetahui dan menafsirkan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang dibuat manajemen kepada pegawai.

d.      Mengikuti perkembangan informasi yang baru.

2.      Berdasarkan pengendalian (Controlling), pekerjaan supervisor adalah:

a.       Mengikuti praktek dan prosedur kerja sesuai dengan peraturan yang telah ditentukan.

b.      Menilai hasil kerja dari sudut pandang biaya.

c.       Memeriksa ketelitian dan banyak pekerjaan

d.      Mengefektifkan penggunaan bahan-bahan dalam suatu pekerjaan.

3.      Dalam pengorganisasian (Organizing), pekerjaan supervisor adalah sebagai beriku:

a.       Mendelegasikan suatu pekerjaan kepada orang lain atau bawahan.

b.      Membagikan pekerjaan di antara anggota-anggota kesatuannya.

c.       Menentukan suatu hubungan yang layak di antara anggota kesatuannya.

4.      Dalam kepemimpinan (Leading), Beriku ini merupakan tugas-tugas dari supervisor:

a.       Memberikan informasi-informasi terbaru kepada pegawai.

b.      Melatih para bawahannya untuk patuh terhadap aturan.

c.       Memajukan sistem magang.

d.      Mendapatkan kerjasama dan penyesuaian di antara pegawai.

Kebutuhan Supervisor

Agar seorang supervisor dapat melaksanakan tugasnya dengan efektif, supervisor harus memiliki pengetahuan-pengetahuan tertentu dan juga mampu menjalankan tugas tertentu dengan baik. Berikut ini merupakan hal-hal yang harus dimiliki oleh seorang supervisor:

1.      Pengetahuan mengenai pekerjaan dan tanggung jawab

Meskipun supervisor tidak secara langsung mengerjakan suatu pekerjaan di lapangan, supervisor harus mengetahui dengan rinci tugas yang dilakukan oleh kelompok atau bagiannya untuk memberikan kepemimpinan kepada para bawahan yang melaksanakan tugas-tugas tersebut serta untuk merencanakan dan melakukan pengawasa agar dapat mencapai hasil pekerjaan yang baik dan teratur.

Selain pengetahuan tentang pekerjaan, supervisor juga harus mengetahui pengetahuan tentang tanggung jawab. Hal mengenai tanggung jawab ini berkaitan dengan kebijaksanaan-kebijaksanaan dan peraturan-peraturan perusahaan.

2.      Mampu memberikan instruksi

Salah satu tugas supervisor adalah memberikan instruksi kepada bawahannya. Pada umumnya pegawai akan lebih merasa puas jika diberikan arahan dan keterangan yang jelas tentang suatu pekerjaan. Untuk itu, seorang supervisor harus pandai memberikan instruksi kepada pegawai atau bawahannya agar diperoleh tenaga kerja yang terlatih dengan baik.

3.      Dapat memperbaiki metode

Penggunaan bahan-bahan, mesin, dan juga tenaga kerja yang baik merupakan tujuan yang tetap dari sebuah manajemen yang maju. Namun, semua hal tersebut dapat diperbaiki. Dengan memiliki kepandaian dalam menganalisis maka akan menghasilkan cara-cara yang efektif dan efisien dalam menjalankan suatu pekerjaan.

4.      Dapat bekerja dengan orang lain dengan baik

Selain bekerja dengan baik, bergaul dan berkomunikasi dengan orang lain juga sangat penting bagi seorang supervisor karena banyak hal yang dicapai oleh supervisor merupakan hasil dari persetujuan orang lain. Selain itu, supervisor juga merupakan perantara antara pemimpin atau manajer dengan para pegawai. Pada umumnya, supervisor yang sukses adalah supervisor yang bisa mengembangkan dan memelihara hubungan baik dengan kelompok bekerjanya.

Kesimpulan

            Sebuah perusahaan yang dapat terus berkembang di tengah-tengah persaingan global tentunya memiliki manajemen yang baik. Dalam pelaksanaan manajemen yang efektif dan efisien tentunya peran sumber daya manusia sangatlah penting, antara lain adalah peran manajer dan supervisor.

            Agar sebuah perusahaan dapat memilih manajer dan supervisor yang tepat, maka perusahaan harus menentukan persyaratan apa saja yang dibutuhkan oleh manajer dan supervisor. Secara garis besar, manajer dan supervisor yang baik adalah yang memiliki keahlian manajerial yang meliputi conseptual skill, humanity skill, technical skill, serta strategic skill. Selain itu mereka juga tentu harus mengerti tugas-tugasnya dengan baik dan jelas.

Referensi

Chaniago, Harmon. 2013. Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung: Akbar Limas Perkasa.

Priansa, Donni Juni dan Agus garnida. 2013. Manajemen Perkantoran. Bandung: Alfabeta.

Siswandi. 2011. Aplikasi Manajemen Perusahaan: Analisis Kasus dan Pemecahannya. Jakarta: Mitra Wacana Media.